ARCHIVIAZIONE FISICA

Il servizio di Gestione dell'archivio di deposito si colloca alla base della piramide dei servizi di archiviazione con prerogative specifiche, inerenti alla conservazione delle Uda (Unità di archiviazione), che non prevedono quantità rilevanti di movimentazione.

In modalità di outsourcing, il servizio si sviluppa attraverso tre fasi operative.

·               Analisi delle problematiche esistenti e predisposizione del progetto operativo. Questa fase comprende sia la consulenza nell'analizzare le esigenze operative del cliente, la sua logica di archiviazione e le necessità di consultazione, sia la definizione di un modello operativo e di un'architettura tecnologica per la conservazione e la consultazione della documentazione: fisica, ottica, on line, ecc.

·               La Presa in carico dell'archivio, che comincia dal prelievo della documentazione presso il cliente e prosegue con il trasporto fino al Centro di Archiviazione. Il materiale documentario viene ordinato, schedato, inscatolato ed infine trasferito presso i nostri poli di archiviazione dove, per ogni Unità di archiviazione (Uda), avviene la relativa associazione alle coordinate logistiche, in base al posizionamento a scaffale. Le coordinate sono codificate mediante una struttura barcode, fino a cinque variabili (Deposito - Comparto del deposito - Fila degli scaffali - Ripiano dello scaffale - Campata dello scaffale - Sezione)

·               La Consultazione dell'archivio è abilitata attraverso tre modalità di richiesta: per contenitore, pratica e singolo documento. Le consultazioni sono evase in base alle procedure codificate di richiesta e di inoltro dei documenti, con la possibilità opzionale della scansione e dell'inoltro, per via telematica, dei documenti.